众所周知，LIMS系统是当前实验室运行的基础工具，不仅仅是提高实验室效能，对管理者的运营体系思想也有很大提升。例如LIMS确实替代了大量重复手写的工作，省去了报告编制的前端过程，但与之而来的还有对电子记录和电子报告的质疑之声。

有的实验室在记录保存方面采用了电子记录形式，然而没有文件规定如何控制以电子形式保存记录，因此体系运行中存在许多不符合项的风险。

如何规范地对实验室电子记录进行管理呢？

一、电子记录的识别和收集对检测工作中的记录做好识别和收集工作，可通过数据采集系统或人工对需要收集的记录进行收集和贮存。

电子记录一般的来源：

自动设备或数据采集系统产生。自动化设备通过自动检测直接产生原始数据，其一般是通过电子方式记录和输出。

人工输入电子设备或信息系统产生。如在一个布置有专用检测网络的实验室，其某些检测数据由检测人员检测后直接输入到电子文件或数据库中。

纸质文件转换而成。如为方便管理和查询，将纸质文件扫描或拍照而转换成电子文件，如图像文件、PDF文件格式等，但严格说来此并非电子记录，只是纸质记录的影像文件，对其管理并不涉及电子签名和更改问题，但需要保护。

二、索引和查询电子记录应有分类和识别，以便对其进行索引和存取等管理，计算机强大而成熟的索引和搜索查询技术为我们查找文件带来极大的便利，我们可以通过如WEI一性标识、任务名称、关键词、任务时间、委托单位、相关人员、检验结果或检验结论等特征很容易地查询到我们想要的记录。

三、电子记录的安全保护和保密

CNAS准则中4．13．1．3条规定：所有记录应予安全保护和保密。

“实验室应有程序来保护和备份以电子形式存储的记录，并防止未经授权的侵人或修改”。电子记录具有易修改、易删除、易复制、易损坏的特点。电子记录的形成、收集、索引、存取、存档、存放、维护和清理等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，人为的破坏、误操作、网络的错误和计算机网络病毒对电子文件构成很大威胁，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度和技术保护措施，对于维护电子记录的原始性、真实性十分重要。目前有多种技术措施和管理措施。